Wissenschaftliche Veranstaltungen in Heidelberg und Mannheim

Nicht jedes Wissenschaftsevent funktioniert gleich

Ein Symposium folgt einem konzentrierten Fachprogramm. Bei einem Workshop steht die gemeinsame Arbeit im Mittelpunkt. Eine größere Konferenz muss viele Referenten, Sessions und Gäste zusammenbringen. Im Klinikbetrieb wiederum bestimmen vorhandene Räume, Wege und Zeitfenster den organisatorischen Rahmen.

Deshalb beginnen wir nicht mit einem Standardpaket, sondern mit der Frage:

Was soll diese Veranstaltung erreichen?

Welches Format planen Sie?

• Konferenzen und Tagungen Für größere wissenschaftliche Programme mit Referenten, Sessions, Teilnehmern und gegebenenfalls mehreren Veranstaltungstagen. Wissenschaftliche Konferenzen
• Symposien Für fokussierte wissenschaftliche Programme, bei denen Referenten, Diskussionen und fachlicher Austausch im Mittelpunkt stehen. Symposium organisieren
• Workshops und Forschungstreffen Für Arbeitsformate, bei denen Gruppen diskutieren, Entscheidungen treffen oder gemeinsam Ergebnisse entwickeln sollen. Fachworkshops und Forschungstreffen
• Klinikveranstaltungen Für wissenschaftliche Veranstaltungen, deren Organisation sich in den laufenden Klinik- und Forschungsbetrieb einfügen muss. Klinikveranstaltungen

Von der ersten Planung bis zum Veranstaltungstag

Je nach Projekt kann CommCats die Gesamtorganisation übernehmen. Dazu bringen wir die organisatorischen Teile zusammen, die für die jeweilige Veranstaltung gebraucht werden – beispielsweise Räume, Gäste und Teilnehmer, Referenten, Technik, Ausstattung, Catering und Dienstleister.

Ist bereits ein internes Organisationsteam vorhanden, können wir auch einzelne Bereiche übernehmen und mit den bestehenden Verantwortlichen arbeiten.

Fachprogramm und Organisation gehören zusammen

Die wissenschaftlichen Inhalte kommen von den fachlich Verantwortlichen.

Für die Organisation müssen wir trotzdem früh verstehen:

• Wie ist das Programm aufgebaut?
• Wie viele Referenten und Teilnehmer werden erwartet?
• Gibt es parallele Sessions oder Gruppenarbeit?
• Welche Räume und technischen Voraussetzungen werden benötigt?
• Was passiert zwischen den Programmpunkten?

Aus diesen Informationen entsteht der organisatorische Ablauf.

Heidelberg und Mannheim

CommCats sitzt in Heidelberg und arbeitet in Heidelberg, Mannheim und der Rhein-Neckar-Region. Kurze Wege helfen besonders dann, wenn Veranstaltungsorte, Technik, Catering und weitere Partner vor Ort abgestimmt werden müssen.

Wenn aus dem Fachprogramm ein Empfang wird

Wissenschaftliche Veranstaltungen enden nicht immer mit dem letzten Vortrag.

Ein Empfang, gemeinsames Essen oder informeller Ausklang schafft Raum für Gespräche zwischen Referenten, Gästen und Gastgebern. Wir stimmen den Übergang vom Fachprogramm zu Raum, Service und Catering mit dem übrigen Ablauf ab.

Akademische Empfänge

Eigene Werkzeuge, wenn sie die Organisation erleichtern

Bei geeigneten Veranstaltungen setzen wir eigene digitale Werkzeuge ein. Mit CommCats EventOS können wir beispielsweise Gästelisten, QR-Einladungen, Badges und Check-in betreuen. KI nutzen wir intern dort, wo sie Briefings, Planung oder Auswertung sinnvoll unterstützt.

CommCats EventOS KI-Werkstatt

Erfahrung aus realen Veranstaltungen

Unser Team hat unter anderem bei wissenschaftlichen Konferenzen, universitären Veranstaltungen und großen Unternehmensformaten Verantwortung für definierte Organisationsbereiche übernommen.

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