Wissenschaftliche Veranstaltungen im Klinikbetrieb

Der Klinikbetrieb gibt den Rahmen vor

Eine Veranstaltung kann vorbereitet werden – der Alltag einer Klinik läuft währenddessen weiter.

Räume stehen möglicherweise nur zu bestimmten Zeiten zur Verfügung. Gäste, Referenten, Mitarbeitende und Dienstleister kommen über unterschiedliche Wege. Aufbau und Anlieferung müssen funktionieren, ohne den laufenden Betrieb unnötig zu beeinträchtigen.

Deshalb klären wir diese Bedingungen früh und bauen den Veranstaltungsablauf darum herum.

• Räume und Zugänge Wo kommen Gäste an? Welche Räume stehen wann zur Verfügung? Wie gelangen Technik, Ausstattung und Catering dorthin?
• Zeitfenster Aufbau, Veranstaltung, Pausen, Umbauten und Abbau richten sich nach den tatsächlich verfügbaren Zeiten.
• Beteiligte Teams Wir stimmen organisatorische Abläufe mit den benannten Ansprechpartnern aus Klinik, Forschung oder Verwaltung und den beteiligten Dienstleistern ab.

Vom Forschungstreffen bis zum Symposium

Nicht jede Veranstaltung im Klinikum ist groß.

CommCats kann beispielsweise Forschungstreffen, Fachworkshops, wissenschaftliche Symposien, Weiterbildungstage oder akademische Empfänge organisatorisch begleiten.

Dabei können wir die Gesamtorganisation übernehmen oder ein vorhandenes Projektteam in den vereinbarten Bereichen ergänzen.

Für die fachlichen und medizinischen Inhalte bleiben die jeweiligen Verantwortlichen zuständig. Wir kümmern uns um die Organisation der Veranstaltung.

Wenn viele Wege gleichzeitig funktionieren müssen

Ein Referent braucht Technik. Gäste suchen den Veranstaltungsraum. Das Catering muss aufgebaut werden. Gleichzeitig steht ein Zugang nur in einem bestimmten Zeitfenster zur Verfügung.

Solche Abhängigkeiten gehören vor dem Veranstaltungstag in einen gemeinsamen Ablauf.

Wir planen Ankunft, Aufbau, Technik, Servicepunkte, Pausen und Abbau deshalb nicht getrennt voneinander.

Was wir organisatorisch übernehmen können

Je nach Projekt übernehmen wir die organisatorische Gesamtleitung oder einzelne Bereiche. Dazu können unter anderem gehören:

• Ablauf- und Zeitplanung
• Räume und Gästewege
• Teilnehmer- und Referentenorganisation
• Technik und Ausstattung
• Abstimmung beteiligter Dienstleister
• Catering und Service
• Regie am Veranstaltungstag