Von der Einladung bis zum Check-in

So kommt der Gast zur Veranstaltung

1. 01 Gästeliste

   Wir übernehmen die vorhandene Gästeliste und klären, welche Angaben für Einladung, Badge und Check-in gebraucht werden.

2. 02 Persönliche Einladung

   Bestätigte Gäste erhalten die abgestimmte Einladung mit ihrem persönlichen QR-Code.

3. 03 Badge

   Wenn Namensschilder vorgesehen sind, bereiten wir die benötigten Daten für Produktion und Sortierung vor.

4. 04 Check-in

   Am Eingang wird der QR-Code gescannt. Das Team sieht unmittelbar, ob der Gast erwartet wird und bereits eingecheckt ist.

5. 05 Nach der Veranstaltung

   Nach dem Check-in stehen die vereinbarten Anwesenheitsdaten und die Liste der nicht erschienenen Gäste zur Verfügung.

Was passiert, wenn etwas nicht nach Plan läuft?

Ein Gast hat seinen QR-Code nicht zur Hand. Ein Name wurde anders geschrieben. Jemand kommt mit Begleitung. Ein Badge muss neu ausgegeben werden. Oder ein Gast steht am Eingang, obwohl er nicht auf der erwarteten Liste erscheint.

Solche Fälle klären wir im Ablauf vor der Veranstaltung. Am Eingang bekommt das Team einen klaren Weg für Ausnahmen, statt den regulären Check-in aufzuhalten.

Technik soll am Eingang nicht im Weg stehen

Der digitale Ablauf ist nur dann hilfreich, wenn er unter realen Bedingungen funktioniert. Deshalb planen wir nicht nur die Software, sondern auch Stationen, Scanner, Badges, Zuständigkeiten und den Ablauf am Eingang.

Wer macht was?

Wir richten EventOS für die Veranstaltung ein, übernehmen die vereinbarten Gästedaten und bereiten Einladung, Badge und Check-in vor.

Texte, Gästekreis und Freigaben stimmen wir mit dem Auftraggeber ab.

Am Veranstaltungstag kann CommCats den Check-in selbst betreuen oder mit einem eingewiesenen Team des Veranstalters arbeiten.

Für Veranstaltungen mit persönlicher Gästeliste

EventOS ist für Veranstaltungen gedacht, bei denen die eingeladenen Gäste vorab bekannt sind – zum Beispiel wissenschaftliche Konferenzen, Symposien, Klinikveranstaltungen, Institutstreffen oder akademische Empfänge.

Öffentliche Ticketshops und frei zugängliche Publikumsregistrierungen sind derzeit nicht der Schwerpunkt von EventOS.

Nur die Daten, die für den Ablauf gebraucht werden

Für Einladung und Check-in verarbeiten wir personenbezogene Gästedaten. Welche Angaben benötigt werden, hängt von der Veranstaltung ab. Wir beschränken den Prozess auf die Daten, die für den vereinbarten Gästeablauf erforderlich sind.

EventOS ist Teil der Veranstaltungsorganisation

EventOS ist kein losgelöstes Softwareprodukt. Wir haben das System für Gästeprozesse entwickelt, die wir selbst bei Veranstaltungen organisieren.

Dadurch können Einladung, Check-in und der übrige Veranstaltungsablauf gemeinsam geplant werden.

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