KI dort einsetzen, wo sie Arbeit spart

Nicht noch ein Chatbot

Für uns ist KI kein zusätzliches Chatfenster. Interessant wird sie dort, wo im Veranstaltungsalltag viele Informationen zusammenkommen und daraus eine konkrete Entscheidung oder Arbeitsgrundlage entstehen muss.

Eine Anfrage enthält Gästezahl, Termin und erste Wünsche. Später kommen Programm, Räume, Technik, Catering, Dienstleister und Änderungen hinzu. Diese Informationen müssen zusammenpassen.

KI kann dabei helfen, sie schneller zu ordnen und Widersprüche oder fehlende Angaben sichtbar zu machen.

Wo wir KI heute einsetzen

• Briefings

  Aus E-Mails, Gesprächsnotizen und vorhandenen Unterlagen entsteht eine gemeinsame Arbeitsgrundlage.

  KI hilft dabei, Eckdaten zu ordnen, offene Fragen zu erkennen und Informationen für die weitere Planung zusammenzuführen.

• Angebote und Planung

  Aus einem Briefing lassen sich erste Strukturen für Leistungen, Mengen, Räume oder Ablauf vorbereiten.

  Das Ergebnis ist ein Arbeitsstand – keine automatisch freigegebene Entscheidung.

• Mengen und Erfahrungswerte

  Bei Catering und Veranstaltungslogistik spielen Gästezahl, Format, Ausgabeform, Dauer und bisherige Erfahrungen zusammen.

  KI kann helfen, diese Informationen miteinander zu vergleichen. Die verantwortliche Planung bleibt beim Team.

• Nachbereitung

  Was wurde tatsächlich gebraucht? Wo gab es Engpässe? Was blieb übrig? Welche Annahme hat nicht funktioniert?

  Solche Informationen können für die nächste vergleichbare Veranstaltung wieder nutzbar gemacht werden.

Ein echter Ablauf statt einer Demo

Wir testen KI nicht an erfundenen Showcases, sondern an Aufgaben, die im Veranstaltungsalltag tatsächlich vorkommen.

Wenn wir gemeinsam einen Anwendungsfall auswählen, beginnen wir mit einem überschaubaren Prozess – beispielsweise einem Briefing, einer Angebotsvorbereitung oder der Auswertung von Mengen.

• Hilft das Ergebnis?
• Welche Informationen fehlen?
• Wo muss ein Mensch korrigieren?
• Spart der neue Ablauf tatsächlich Arbeit?

Was funktioniert, kann weiter genutzt werden. Was keinen praktischen Vorteil bringt, lassen wir wieder weg.

KI macht Vorschläge. Menschen entscheiden.

KI kann Informationen sortieren, Entwürfe vorbereiten und auf Auffälligkeiten hinweisen. Sie kennt aber nicht automatisch alle Bedingungen einer Veranstaltung.

Ob ein Angebot stimmt, eine Menge plausibel ist, ein Raum funktioniert oder ein Ablauf umgesetzt werden kann, entscheiden die verantwortlichen Menschen.

Bei wissenschaftlichen Veranstaltungen bleiben fachliche Inhalte bei den jeweiligen Verantwortlichen.

Zum Beispiel: ein wissenschaftliches Symposium

Eine Anfrage enthält Termin, Gästezahl und erste Programmpunkte. Danach kommen Referenten, Räume, Kaffeepausen, Lunch und Empfang hinzu.

KI kann helfen, daraus ein strukturiertes Briefing zu erstellen, fehlende Angaben zu markieren und erste Planungsstände vorzubereiten.

Nach der Veranstaltung können tatsächlicher Verbrauch, Änderungen und Erfahrungen ergänzt werden. Bei einem späteren vergleichbaren Projekt stehen diese Informationen wieder zur Verfügung.

Unsere eigene Arbeit ist das Testfeld

Viele dieser Arbeitsweisen entwickeln wir zuerst in unserer eigenen Veranstaltungs- und Cateringarbeit. Dort sehen wir unmittelbar, ob ein neuer Ablauf praktisch funktioniert.

Erfahrungen aus realen Projekten helfen uns dabei, KI nicht nur mit theoretischen Beispielen zu testen.

Was die KI-Werkstatt für Kunden bedeutet

Die KI-Werkstatt ist keine Software, die wir Ihnen hinstellen und anschließend sich selbst überlassen.

Wir schauen gemeinsam auf einen konkreten Arbeitsablauf und prüfen, ob und wie KI darin sinnvoll unterstützen kann.

Geeignet beispielsweise für

• wiederkehrende Veranstaltungsbriefings
• Angebots- und Planungsvorbereitung
• strukturierte Mengenplanung
• Auswertung wiederkehrender Veranstaltungsformate

KI ist ein Werkzeug unserer Veranstaltungsarbeit

Die KI-Werkstatt steht nicht neben CommCats als separates Technologiegeschäft. Sie entsteht aus unserer praktischen Arbeit mit Veranstaltungen.

Auch bei CommCats EventOS entwickeln wir digitale Werkzeuge aus konkreten Abläufen heraus – dort für Einladung, Gästeliste, Badge und Check-in.

CommCats EventOS Ausgewählte Veranstaltungen