Praxisbeispiel
ECSAS 2025 war eine viertägige wissenschaftliche Konferenz mit rund 800 erwarteten Gästen pro Tag. Unser Team verantwortete Catering sowie die zugehörige Flächen- und Logistikplanung über alle vier Konferenztage.
Die übergeordnete Konferenzorganisation lag bei einer externen Agentur.
Kaffeepausen, Lunch und Empfang mussten an vier aufeinanderfolgenden Tagen zur erwarteten Gästezahl und zum jeweiligen Tagesablauf passen.
Dazu kamen Anlieferung, Aufbau, Servicepunkte und Rückbau. Diese Aufgaben planten wir als zusammenhängenden Catering- und Logistikbereich.
Für die vier Konferenztage plante und koordinierte unser Team Kaffeepausen, Lunch und Empfang im verantworteten Cateringbereich.
Mengen, Service und Bereitstellung mussten dabei zur erwarteten Gästezahl und zu den vorgesehenen Zeitfenstern passen.
Zum Catering gehörte auch die Planung der dafür benötigten Flächen. Servicepunkte und Gästewege mussten so angeordnet sein, dass Ausgabe und Pausen für die erwartete Gästezahl funktionieren konnten.
Für Catering und die zugehörigen Flächen stimmte unser Team Anlieferung, Aufbau, Zuständigkeiten und Rückbau über die vier Veranstaltungstage ab.
Damit waren nicht nur die einzelnen Ausgaben geplant, sondern auch die logistischen Schritte davor und danach.
Unser Verantwortungsbereich umfasste Catering sowie die zugehörige Flächen- und Logistikplanung. Die übergeordnete Konferenzorganisation lag bei einer externen Agentur.
Dieses Praxisbeispiel zeigt deshalb nicht eine von CommCats vollständig organisierte Konferenz, sondern die konkrete Verantwortung unseres Teams innerhalb eines größeren Veranstaltungsprojekts.
Für ein erstes Gespräch reichen Zeitraum, Ort, erwartete Gästezahl, Programmrahmen und die Bereiche, für die Sie Unterstützung suchen.
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